Una vez al año, las administraciones deben rendir cuenta de su trabajo a los residentes de los condominios de casas y departamentos. El 71% no hace este trámite, el 24% de los conjuntos residenciales designa una comisión de copropietarios para analizar estos antecedentes, mientras que solo el 5% contrata los servicios de un auditor externo.
Mi metro cuadrado.
Entre marzo y mayo de cada año se concentra el 76% de las rendiciones de cuentas anuales que por ley están obligados a hacer los administradores a los copropietarios de los condominios de casas y edificios que manejan, según datos de la firma Auditamos.cl, que hizo un levantamiento a 900 comunidades en las regiones Quinta y Metropolitana. “En esa reunión, cada ingreso y egreso de dinero debe tener un documento de respaldo disponible para quien lo quiera revisar”, señala el abogado José Manuel Figueroa. Según explica, la legislación no detalla la forma en que se debe hacer esta presentación, pero lo más recomendable es entregar todos los antecedentes entre 10 y 15 días antes de la citación. “De esta forma, quienes se interesen pueden llegar con los números claros. Si no, aprobar la cuenta anual es un acto de confianza, pues no hay tiempo para hacer un escrutinio”, agrega.
Según el estudio de Auditamos.cl, el 71% de los Comités de Administración (compuestos por copropietarios) no hace ningún tipo de fiscalización a la rendición de cuentas, aunque Figueroa aclara que como las comunidades no tienen fines de lucro, no es obligación hacerlo. Mientras, el 24% opta por designar a copropietarios para esa tarea. Solo el 5% contrata los servicios de un profesional externo.
9 de cada 10 comunidades con problemas financieros, no son auditadas.
Para Sergio Román, presidente del Colegio de Gestión y Administración Inmobiliaria, hacer controles, sean internos o con una firma especializada, siempre es sano: “Lo recomiendo porque genera tranquilidad al Comité y al mismo Administrador, de que se están haciendo las cosas bien”.
Sin embargo, la mayoría de las auditorias pagadas no se hacen de forma preventiva ni periódica, advierte Jesús Calvo, socio de la firma Audita Ltda., y administrador del condominio San Alfonso del Mar. “Hoy se contrata el servicio porque hay algún “incendio” o se cree que lo hay, como que la administración no ha sido clara, si hay desorden o si hay problemas entre los mismos copropietarios”, señala Calvo, cuya firma tiene 15 años de experiencia.
Las empresas fiscalizadoras analizan la parte contable, pero varias han extendido el servicio hacia el área más administrativa, con el análisis de contratos tanto del personal como de empresas de servicios. Incluso, en algunas comprueban el mantenimiento del área operativa, con la revisión de ascensores y calderas, por ejemplo.
Entre las fallas más comunes, están justamente los desórdenes contractuales: definición de horarios, pago de horas extras, pago de imposiciones y pago por trabajos adicionales. “El daño económico a una comunidad no es solo por cobros o pagos indebidos, sino porque no se hace bien el trabajo con los contratos”, explica Calvo.
Susan Leslie, directora comercial de Auditamos.cl, destaca que también es común ver poco control en las recaudaciones de los gastos comunes, ya que no se hace el correcto seguimiento y hay mucha mora. Además, existen faltas en la orden de pagos versus lo realmente cargado: “muchos cheques quedan sin pagar y se generan desarreglos; por ejemplo, finiquitos que no se cobran”. Según la encuesta, nueve de cada 10 comunidades con problemas financieros no son auditadas.
Controles Menores, pero más seguidos.
Además de la rendición de cuentas anual o de casos donde hay sospecha de mal manejo en la gestión, otra causa común para pedir una auditoria externa es el cambio de administración. Guillermo Pizarro, socio de la firma Zócalo Uno, que maneja más de 25 comunidades, asegura que es una práctica sana: “se hace porque sirve para saber qué y cómo se está recibiendo un edificio. Si no se hace, se pide que quede en acta que el Comité avala la información que está entregando el administrador saliente, tanto en términos operativos como contables”.
Sin embargo, Figueroa estima que una auditoria a esas alturas ya es tardía: “ya cambiaron al administrador y el problema se resolvió. Luego, iniciar un juicio contra esa persona por falta de claridad en las cuentas es muy difícil”. Explica que seguir una acción judicial tiene un costo de al menos un millón de pesos para la comunidad, entre tramites y honorarios de abogados, y puede tardar varios años. Si es favorable el fallo, los administradores tienden a tener poco patrimonio sobe el cual hacer efectiva la demanda.
Frente a este escenario, el abogado destaca que el énfasis debe estar en los controles previos, menores que las auditorias, pero permanentes: “es básico tener un buen Comité que se reúna cada cierto tiempo con el administrador y le vaya dando pautas”. Pizarro y Román recomiendan que los cheques sean siempre firmados por 2 miembros del Comité o por un representante del mismo y otro de la administración.
El 87% de los Comités de Administración percibe que las auditoras externas son caras.
Una auditoria externa por los últimos 12 meses demora entre 15 y 45 días, dependiendo de la disposición de la administración por entregar la documentación a revisar, y el periodo que se va a considerar. Jesús Calvo, socio de la empresa Audita Ltda., no recomienda extender mucho los tiempos a evaluar: “los problemas van a ser los mismos si se trata de una misma administración. Es una pérdida de dinero, pues va a ser más cara y solo viendo un año es posible darse cuenta de si hay errores”.
Según una encuesta levantada por Auditamos.cl, el 87% de los Comités de Administración tiene la percepción de que las auditorías externas son costosas. Susan Leslie, directora comercial de la firma, destaca que en el mercado se tiende a cobrar por año analizado 1.7 sueldos mensuales del administrador. Mientras en Audita Ltda., la tarifa es cerca del 10% del monto anual de los gastos comunes. “Las empresas determinan los montos con la idea de no afectar el flujo de caja de la comunidad”, destaca Leslie.
Sin embargo, Guillermo Pizarro, socio de Zócalo Uno, advierte que muchos Comités optan por no hacer la inversión,, por muy abordable que sea: “Hay que recordar que los edificios no tienen fines de lucro y muchas veces, al confiar en la administración, prefieren no hacer ningún tipo de gasto adicional”.
Fuente: El Mercurio 19/03/2016